イベント実施の時、運営側としては気持ちの良い対応を心がけたいものですね。

ホテルマンのようにスマートな対応を目指したいですが、初めてのイベント実施やボランティアの方にお手伝いいただく場合は、十分な研修もできずなかなか難しかったりもします。

今回は、筆者がこれまでのバイト、研修で身につけた、少なくともこれだけは覚えておきたいという言葉遣いをご紹介いたします。

いらっしゃいませ！

参加者が来た時のまず初めの挨拶です。受付時やイベントが始まる前に参加者とすれ違った場合に使用します。全力スマイルも忘れずに。場合によっては「おはようございます」や「こんにちは」などの場合もありますが、運営側でお出迎えの挨拶を統一しておくとかっこいいです。

お待ちしておりました。

イベントによってはご招待をしている場合もあるかと思います。そんなご招待客やゲストの方がいらっしゃった時の挨拶です。イメージとしては、受付で招待券などを提示された時に一声添える感じです。招待券や手元の招待者リスト等で相手のお名前がわかる場合には、「◯◯様ですね、お待ちしておりました」と相手のお名前も呼びかけると尚良いです。VIPの方には徹底的に特別感を演出しましょう。言われた方は「あらそう？待ってた？いやもう、悪いわね」と、決して悪い気はしないはずです。

もちろん！

参加者の方に「◯◯していいですか？」と許可を求められた時の回答です。「どうぞ」とか「いいですよ」と言うより、より快くOKしている感じの印象を与えます。

「写真撮ってもいいですか？」

「もちろん！よければSNSなどで拡散してくださいね！」

ほらね？

確認いたしますので少々お待ちください。

わからないことを聞かれた時の回答です。困った時はこの魔法のセリフを言って、すぐに責任者の人のもとへ確認に走りましょう。とっさに聞かれると、ついて「えーっと」とか「ちょっとわからないので聞いてきます」と言ってしまいますが、参加者の方から見れば、運営側はボランティアだろうが下っ端だろうが関係ありません。自信のない対応は不安感を与えてしまいますので、堂々と「確認いたしますので少々お待ちください」と言いましょう。

こちらのご案内不足で大変申し訳ございませんが、

注意をする時の言い方です。いわゆる「クッション言葉」です。イベント実施時は、どうしても注意をしなくてはならない場面もあります。その時に、なるべく不愉快な思いをさせないように、こういったクッション言葉を使います。

「こちらのご案内不足で申し訳ございませんが、会場内は禁煙となっておりまして、おタバコはあちらの喫煙所でお願いいたします」

といった感じです。あくまで悪いのは（たとえ事前に案内していても）案内不足の運営側であるといった姿勢で注意をします。いきなり「会場内は禁煙です」と言われるよりは、受け止める側も余裕を持って受け止められるはずです。なにより一番いけないのは注意をしないことです。見て見ぬ振りをすると他の参加者の不信感をつのりますので、勇気を持って注意しましょう。

ありがとうございました。

こちらは言わずもがな。イベント終了時は心を込めてありがとうを伝えましょう。もちろん、全力スマイルも忘れずに。

いかがでしたでしょうか。他にも様々な場面で柔軟な対応は必要になりますが、少なくともこれだけは定型文として周知しておくだけで、運営のしやすさも変わってくるのではないでしょうか。何が起こるかわからないのがイベントの醍醐味でもありますが、参加者も運営側も全員が気持ちよく参加できることを願ってやみません。